5 gouden tips voor een goede WBSO-administratie!

De subsidieverstrekker Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) voert steekproefsgewijs controles uit om te achterhalen of de verplichte WBSO-administratie voldoende is bijgehouden. Van zelfstandige tot multinational, iedereen kan gecontroleerd worden. Om te voorkomen dat je subsidies moet terugbetalen is het cruciaal dat de WBSO-administratie op orde is. In dit artikel geven we je 5 gouden tips voor het bijhouden van een goede WBSO-administratie.

1. Houd de WBSO-uren bij per project, per medewerker, per dag

Het komt nog vaak voor dat bedrijven hun urenadministratie per week of zelfs per maand bijhouden. De subsidieverstrekker kijkt hier bij controles streng naar, dus zorg dat de uren op dagbasis bijgehouden zijn. Het is belangrijk dat de administratie overzichtelijk is zodat de subsidieverstrekker direct kan zien om welke WBSO-projecten het gaat en welke medewerkers daaraan gewerkt hebben.

2. Maak onderscheid tussen de WBSO en reguliere ontwikkeling

Bepaal binnen jouw bedrijf duidelijk wat WBSO-activiteiten zijn en wat niet. Communiceer hierover met de medewerkers die uren schrijven. Leg ook uit waarom het zo belangrijk is om alleen echte S&O-activiteiten op te nemen in de WBSO administratie. Voeg de gemaakte afspraken, definities en beschrijving toe aan de administratie. Reken daarnaast geen uren mee van activiteiten voorafgaand aan het daadwerkelijke ontwikkelen. Activiteiten die o.a. uitgesloten zijn binnen de WBSO zijn: het bepalen van de probleemdefinitie, het formuleren van de doelstellingen en het plan van aanpak.

3. Zorg dat de uren worden geschreven door personen die op de eigen loonlijst staan

Een positieve WBSO beschikking is gekoppeld aan een specifieke onderneming (veelal een B.V.). Los van het in- en uitlenen van medewerkers binnen een fiscale eenheid, moet er altijd rekening gehouden worden dat uitsluitend medewerkers die op de loonlijst van de specifieke onderneming staan WBSO-uren mogen schrijven. Uiteraard dient er voor deze ondernemingen een positieve WBSO-beschikking te zijn afgegeven.

Controleer samen met jouw financiële afdeling / salarisadministrateur of de medewerkers, van wie een WBSO bijdrage verwacht wordt, wel op de loonlijst staan van het bedrijf dat de beschikking heeft ontvangen.

4. Hou een overzichtelijke projectadministratie bij

Veel bedrijven gooien schetsen, prototypes of (in het geval van IT) oude broncodes weggooien. Voor jouw WBSO-administratie kunnen deze onderdelen cruciaal zijn om te bewaren want met o.a. deze documenten kun je aantonen wat je in de geclaimde WBSO-uren hebt uitgevoerd. Daarnaast dient er bij de projectadministratie een relatie te zijn met de urenadministratie. Het advies is dan ook om alle stukken die betrekking hebben op de WBSO-projecten te dateren. Tot slot geldt er een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar op alle administratie die betrekking heeft op de WBSO-projecten.

5. Bewaar alles op één handige plek

Bewaar alle projectdocumenten in een digitale map of ordner. Zo houd je een duidelijk overzicht voor jezelf, de medewerkers en de controleurs van RVO. Gooi geen relevante documentatie weg. Bewaar aanvragen, beschikkingen, vragenbrieven, urenoverzichten, etc. Los van het feit dat deze documenten verplicht bewaard moeten worden, kunnen ze nog wel eens van pas komen bij een controle.